Un addenda ne modifie pas seulement l'appel d'offres. Il modifie votre estimation, et ce sont deux documents distincts, avec deux séries de conséquences distinctes.
La nuance compte à cause de la façon dont les addendas sont traités. Il en arrive un, quelqu'un lit la page sommaire, les postes touchés sont rechiffrés, et le dossier avance. Cela règle la partie de l'addenda qui s'annonce elle-même. Cela ne règle pas le reste, et c'est dans le reste que se trouve l'argent.
1. Les postes qu'il nomme
C'est la moitié qui se fait, et elle mérite d'être mentionnée seulement parce que la plupart des équipes la prennent pour le travail au complet. L'addenda annonce que la composition de toiture change, l'estimateur chiffre la nouvelle composition, le montant bouge.
Rien de difficile ici. Passez vite.
2. Les postes qu'il ne nomme pas
Une modification à une section en atteint presque toujours une autre, et l'addenda n'a aucune obligation de vous dire laquelle. Un changement de membrane modifie le poste de toiture. Il peut aussi modifier le détail de solin, la garantie que le manufacturier acceptera d'émettre, et le fait que le sous-traitant que vous aviez retenu soit toujours un applicateur homologué.
L'addenda est rédigé par la personne responsable de cette section de devis. Il n'est rédigé par personne qui a une vue d'ensemble de votre estimation. Chez le donneur d'ouvrage, personne ne vérifie si le changement qu'on vous transmet invalide un montant que vous avez monté il y a trois semaines.
3. Les quantités qui ont bougé en dessous
Les plans réémis sont les silencieux. Un addenda qui dit « feuillet A-201 réémis, voir les révisions nuagées » vient de modifier votre métré, et il l'a fait sans nommer une seule quantité. Si le métré a été fait sur le feuillet périmé, toutes les quantités qui en découlent sont maintenant des approximations.
Les nuages indiquent ce que le concepteur a changé. Ils n'indiquent pas ce que vos quantités ont fait en réponse, et les deux ensembles coïncident rarement.
4. Les réserves que vous avez déjà rédigées
Au moment où les addendas arrivent, la plupart des entreprises ont déjà rédigé leurs exclusions et leurs précisions. Elles ont été écrites contre les documents d'origine. Un addenda peut transformer une précision en contradiction : vous avez exclu quelque chose que l'addenda vient explicitement d'inclure dans votre portée, et votre propre lettre dit que vous ne le faites pas.
Une soumission qui se contredit est une soumission que le donneur d'ouvrage peut interpréter comme il l'entend.
5. Les dates
Les addendas déplacent les échéances, et une échéance déplacée n'est pas simplement du temps en plus. Une clôture repoussée change le moment où les prix des sous-traitants entrent, donc ce contre quoi vous chiffrez le matin de la finalisation. Une période de questions écourtée ferme votre capacité à faire lever l'ambiguïté que l'addenda vient d'introduire.
Lisez les dates d'un addenda comme de la portée, pas comme de l'administration.
Pourquoi c'est structurel
Aucun des cinq points ci-dessus n'est difficile isolément. Un estimateur à qui l'on remet un addenda, avec du temps devant lui, va tout traiter correctement.
La difficulté, c'est que les conditions réelles sont l'inverse. Les addendas arrivent tard, souvent plusieurs dans la dernière semaine. Ils sont répartis entre une page sommaire, des feuillets révisés, des sections de devis remplacées et un registre de questions-réponses, chacun rédigé par un auteur différent sans vue d'ensemble. Et ils tombent précisément quand la capacité d'estimation est au plus bas, parce que la même équipe est en train de fermer le prix.
Le résultat est prévisible. Les changements nommés sont chiffrés. Les effets en cascade, les quantités déplacées en silence et la lettre de réserves devenue fausse sont attrapés si quelqu'un pense à regarder.
C'est précisément cet écart qu'Offra cherche à combler : lire chaque addenda en regard de l'appel d'offres qu'il modifie, faire ressortir ce qui a changé et d'où cela vient, et revérifier les exigences et les documents déjà extraits — pour que le second regard ne dépende plus de qui a le temps de le porter.
