La garantie de soumission est le seul document obligatoire qu'on ne peut pas finaliser tôt. Son montant dépend habituellement du prix soumis, et le prix n'est arrêté qu'à la dernière heure : le document qui disqualifie le plus souvent une soumission est donc structurellement le dernier produit.
Il échoue de quatre façons. Elles sont indépendantes, ce qui veut dire qu'en réussir trois n'est pas une réussite partielle.
1. Le mauvais montant
Le montant correspond normalement à un pourcentage du prix soumis, et deux questions le déterminent : quel pourcentage, et un pourcentage de quoi.
C'est l'assiette qui piège les entreprises. Certains donneurs d'ouvrage veulent le pourcentage du prix de base ; d'autres, de la base plus toutes les options chiffrées, ou de la base plus une variante précise. Un cautionnement établi sur le prix de base alors que le donneur d'ouvrage définissait la valeur comme la base plus les options est insuffisant, et insuffisant est non conforme, peu importe l'intention.
Le second piège est l'arrondi dans le mauvais sens. Un cautionnement arrondi à la baisse vers un chiffre commode passe sous le montant exigé.
2. La mauvaise forme
La plupart des donneurs d'ouvrage imposent une forme, et l'imposer signifie que le substitut est refusé. Un cautionnement de société de cautionnement là où un chèque visé était exigé, une lettre de crédit irrévocable là où un cautionnement était exigé, ou le formulaire maison de la caution alors que l'appel d'offres joignait son propre gabarit.
La signature électronique est la version actuelle du problème. Un cautionnement électronique avec sceau de vérification est aujourd'hui courant, mais pas universel, et certains donneurs d'ouvrage exigent encore un original signé à la main dans une enveloppe. Cette exigence figure dans les documents généraux et elle ne se négocie pas à 15 h.
Vérifiez aussi que la caution est autorisée dans le territoire des travaux. Une caution acceptable dans une province ou un État ne l'est pas automatiquement dans le suivant.
3. La mauvaise période de validité
Le cautionnement doit rester en vigueur pendant toute la période d'acceptation des soumissions, et ces deux nombres proviennent de documents différents. La période d'acceptation est dans les instructions aux soumissionnaires. La validité est sur le cautionnement.
Soixante jours est courant, et soixante jours est aussi fréquemment faux. Là où l'appel d'offres exige quatre-vingt-dix ou cent vingt jours, un cautionnement de soixante jours est non conforme d'emblée, et la caution ne peut pas toujours le réémettre l'après-midi où vous vous en apercevez.
Si la date de clôture est repoussée, revérifiez ce point. Une période de soumission prolongée peut faire dépasser à la fenêtre d'acceptation une date de validité qui était juste au moment de l'émission.
4. La mauvaise remise
Le document peut être juste et échouer quand même sur la façon dont il arrive. La garantie de soumission est souvent exclue du dépôt électronique et exigée en format papier, ce qui suppose un messager distinct, une échéance distincte, et parfois une autre adresse que celle du portail.
Là où elle se dépose par voie électronique, le fichier doit généralement être téléversé comme document distinct plutôt que fusionné au reste, et le donneur d'ouvrage peut exiger que la référence de vérification de la caution soit inscrite sur un formulaire.
Rien de tout cela ne porte sur la garantie elle-même. Cela porte sur l'enveloppe, et c'est appliqué avec la même rigueur.
Pourquoi ça tombe toujours dans la dernière heure
Les quatre défaillances ci-dessus ne sont pas difficiles, et toutes les équipes de soumission les connaissent. Si elles se répètent, c'est que l'enchaînement les pousse au pire moment possible.
Le montant dépend du prix. Le prix n'est final qu'à la fermeture de l'estimation. L'estimation se ferme dans les dernières heures avant le dépôt, et la caution a besoin d'un délai pour émettre. Le document que le donneur d'ouvrage vérifie le plus strictement est donc produit sous la plus forte pression, par une équipe déjà occupée à fermer un montant, et il ne se corrige généralement pas après coup.
Ce qui peut se régler dès la première semaine devrait l'être. Le pourcentage, l'assiette à laquelle il s'applique, la forme exigée, la période d'acceptation, le délai de la caution et le mode de remise sont tous connaissables dès le premier jour. Seul le montant doit réellement attendre.
C'est ce genre de séparation qu'Offra cherche à rendre visible : sortir les exigences de garantie des instructions aux soumissionnaires et des conditions supplémentaires dès la première lecture du dossier, et les porter comme un élément suivi avec sa source — pour que la dernière heure serve à calculer un montant plutôt qu'à redécouvrir quatre règles.
