Perdre un appel d'offres public produit un seul actif, et il se périme. Pendant une courte fenêtre après l'octroi, le donneur d'ouvrage est généralement disposé — et souvent tenu — de vous expliquer pourquoi vous n'avez pas obtenu le contrat.
La plupart des entreprises ne le demandent jamais. La soumission est classée, l'équipe passe à la suivante, et la seule leçon tirée de trois semaines d'estimation est que le prix était trop élevé, ce qui n'est même pas nécessairement vrai.
Demandez par écrit, et rapidement
Le droit à une séance d'information est habituellement assorti d'un délai, et celui-ci court à partir de l'avis d'octroi ou de l'avis de non-retenue, pas à partir du moment où vous le lisez. Certains régimes comptent cette fenêtre en jours.
Faites la demande par écrit même lorsqu'un appel téléphonique est offert. Une demande écrite produit une réponse écrite, et une réponse écrite est ce que vous pourrez faire circuler à l'interne six mois plus tard, quand le même donneur d'ouvrage publiera un appel d'offres comparable.
1. Notre soumission était-elle conforme ?
Posez cette question en premier et séparément de toute question de prix, parce que la réponse change le sens de tout le reste.
Si la soumission a été rejetée pour non-conformité, rien d'autre dans la séance ne porte sur votre compétitivité. Cela porte sur un formulaire, une signature, une date de validité de cautionnement ou un accusé de réception — un problème de processus que vous pouvez corriger définitivement pour toutes vos soumissions futures. C'est la réponse la plus utile qui soit, et c'est celle qu'on omet le plus souvent de demander, parce qu'on présume que la perte s'est jouée sur le prix.
2. À quel rang étions-nous, et à quelle distance ?
L'écart compte davantage que le rang. Deuxième à un demi pour cent et deuxième à dix-huit pour cent, ce sont deux diagnostics complètement différents.
Un écart faible et constant indique une entreprise concurrentielle qui perd à la marge : une conversation sur les prix ou les frais généraux. Un écart large et constant indique une entreprise qui soumissionne sur des travaux qu'elle n'est pas structurée pour livrer aux prix du marché, ce qui est plutôt une conversation sur l'opportunité de soumissionner.
Sur les marchés publics, une bonne partie de cette information est de toute façon publique. Le tableau des soumissions déposées est fréquemment diffusé, si bien que cette question confirme souvent ce que vous pouvez déjà lire.
3. Comment l'évaluation a-t-elle été notée ?
Lorsque l'octroi ne portait pas uniquement sur le prix, demandez vos résultats par critère, et demandez ce qu'aurait contenu une réponse notée au maximum.
Les évaluateurs notent ce qui est écrit, selon une grille qu'ils n'ont pas inventée. Une section mal notée l'a généralement été parce qu'elle affirmait une capacité au lieu de la démontrer, et c'est un problème de rédaction qui se corrige — pas un jugement sur l'entreprise.
4. Qu'est-ce que la soumission retenue a fait autrement ?
Le donneur d'ouvrage ne vous remettra pas la proposition d'un concurrent, et il ne faut pas la demander. Demandez plutôt ce qui distinguait la soumission retenue aux yeux des évaluateurs.
Les réponses sont souvent peu spectaculaires et immédiatement utiles : un échéancier plus clair, un surintendant de chantier nommé avec des références pertinentes, une méthodologie qui répondait à une contrainte précise du site que tous les autres avaient traitée de façon générique.
Ce qu'il ne faut pas attendre
Une séance d'information n'est pas une négociation et ce n'est pas une contestation. Argumenter contre la notation transforme un échange coopératif en échange défensif, et vous coûte la prochaine séance avec le même donneur d'ouvrage aussi sûrement que celle-ci.
Vous n'obtiendrez pas non plus de détails commerciaux confidentiels sur un autre soumissionnaire, et insister envoie sur votre entreprise un signal que vous ne voulez pas envoyer.
À quoi servent les réponses
La valeur d'une séance d'information ne tient pas à la perte en cause. Elle tient au motif qui se dégage sur une année.
Quatre séances auprès de quatre donneurs d'ouvrage, lues ensemble, disent à une entreprise ce qu'aucune soumission isolée ne peut dire : de quels acheteurs elle est structurellement proche et qu'elle devrait continuer de poursuivre, desquels elle est constamment loin et qu'elle devrait laisser, et si ses pertes sont concurrentielles ou administratives. Ce sont des problèmes différents, avec des correctifs différents, et bien des entreprises passent des années à traiter l'un pour l'autre.
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